02 / 04 · Gagnabjörgun · Innra kerfi2024

datatech.is

Fyrsta gagnabjörgunarfyrirtæki Íslands.

Yfirlit

Datatech er fyrsta sérhæfða gagnabjörgunarfyrirtækið á Íslandi og móðurfyrirtæki Vefapps. Innra kerfið heldur utan um hverja endurheimt frá innskráningu drifs til afhendingar, með beinum tengingum við Payday.is fyrir reikningagerð, Pósturinn.is og Dropp.is fyrir flutninga og Resend fyrir samskipti við viðskiptavini. Síðan er bæði opinber andlit fyrirtækisins og innskráning fyrir verkbeiðnakerfið.

Gagnabjörgun · Innra kerfi

Áskorun

Gagnabjörgun á Íslandi var áður rekin í gegnum Monday.com, sem hélt utan um verkbeiðnir, Excel skjöl og Outlook og annað kerfi fyrir reikninga sem þurfti að skrá handvirkt. Hvert verkefni fór í gegnum margra þrepa flæði, innskráning drifs, greining, endurheimt, afhending, reikningur, án þess að nokkurt þeirra byggi í einu kerfi sem bauð upp á mistök. Monday virkaði ekki nógu vel og var í raun aldrei að nýtast vel í það sem það þurfti að gera.

Nálgun

Við smíðuðum sérsmíðað verkbeiðnakerfi þar sem hvert verk hefur eina stöðu, eitt númer og eina tímalínu. Reikningar fara sjálfkrafa í gegnum tengingu við Payday.is, sendingar eru skráðar til viðskiptavina í gegnum tengingu við Póstinn og einnig Dropp.is eftir áfangastað, og samskipti við viðskiptavini fara öll í gegnum Resend og eru aðgengileg inni í hverri verkbeiðni fyrir sig. Stöðubreytingar á verkefni virkja sjálfvirkar tilkynningar til viðskiptavina, sjálfvirkni í hámarki sem sparar tíma og peninga.

Niðurstaða

Eitt kerfi heldur utan um hverja gagnaendurheimt frá upphafi til afhendingar. Viðskiptavinir vita hvenær drifið er komið inn, hvenær verkefni eru kláruð og hvenær senda er á leiðinni, án þess að einhver þurfi að senda tölvupóst um það.

Lykileiginleikar

01Verkbeiðna-rakning frá innskráningu búnaðar til afhendingar
02Reikningagerð beint í Payday.is, í staðinn fyrir handvirka skráningu
03Sendingar í gegnum Pósturinn.is og Dropp.is, valið sjálfvirkt eftir áfangastað
04Sjálfvirk samskipti við viðskiptavini á Resend við hverja stöðubreytingu
05Allar aðgerðir eru loggaðar í kerfinu og hægt að rekja allt sem gert er
06Einfalt að sjá yfirlit yfir allt sem er í gangi hverju sinni og hvað þarf að gera
07Tvímála viðmót (íslenska / enska) fyrir erlenda viðskiptavini
08 hýst á EU-svæði, gögn viðskiptavina haldast innan Evrópu

Vinnuflæði

01Hvert verk hefur eitt einkvæmt númer, eina stöðu, eina tímalínu, frá innskráningu búnaðar til afhendingar
02Stöðu-vélin (Innskráð → Greining → Endurheimt → Afhending → Lokað) heldur utan um allt og kemur í veg fyrir „hopp“ milli stiga
03Breytingasaga á hverju verki: hver gerði hvað, hvenær, með hvaða athugasemd
04Innheimta allra starfsmanna í einni sýn, engar samhliða Excel-skrár
05Sérstök merki fyrir flýti-verk, neyðarþjónustur og enduropnuð verk
06Merkimiðar eru sjálfvirkt prentaðir með kóða til að merkja búnað

Samþættingar

01Payday.is , reikningur fer beint frá verkbeiðni án handvirkrar skráningar; greiðslukrafa er send sjálfkrafa í heimabanka viðskiptavinar
02Pósturinn.is , innanlandssendingar með rekjanleika sem hægt er að skoða inni í hverri verkbeiðni
03Dropp.is , heimkeyrsla á höfuðborgarsvæðinu, valið sjálfvirkt þegar áfangastaður er innan svæðis
04Resend, staðlað tilkynningasniðmát fyrir hverja stöðubreytingu, með íslensku fyrst
05 Auth fyrir starfsmenn með tveggja-þátta auðkenningu
06 Analytics fyrir notkunarmælingar á opinberu síðunni, vafrakökulaust

Þjónusta og rekstur

01Almenningssíðan birtir drif-tegundir sem hægt er að endurheimta og verðlista með tilvísun á verkbeiðnaformið
02Innskráð drif er strax leitarhæft eftir kennitölu, númeri eða nafni
03Sjálfvirkar skýrslur í mælaborði gefa innsýn í hvernig verkefni standa og hvað er á leið inn eða út
04Aðgangsstýring eftir hlutverki: tæknimaður, kerfisstjóri, eigandi
05Stuðningur við endur-opnun verks ef viðskiptavinurinn snýr aftur með nýtt vandamál

Hraði

01Hjá Google PageSpeed mælist datatech.is í 98 fyrir hraða á borðtölvu. Efnið birtist á tæpri sekúndu og útlitið helst nánast alveg stöðugt.
02Leitarvélabestunin fær fullt hús, og aðgengi og bestu starfsvenjur sitja í efsta flokki.